مهام مصلحة التوثيق استلام المراسلات الورقية والإلكترونية استقبال جميع المراسلات الواردة إلى المصلحة سواء كانت في شكل رسائل ورقية أو عبر البريد الإلكتروني، وفرزها وتوجيهها حسب طبيعتها. تسجيل المراسلات تدوين كل المراسلات الواردة والصادرة في السجلات المخصصة لضمان المتابعة، وحفظ أثر إداري لكل عملية. الرد على المراسلات الورقية والإلكترونية إعداد وإرسال الردود المناسبة على المراسلات الواردة، سواء عبر البريد الورقي أو البريد الإلكتروني. التحقق والمراقبة من صحة الوثائق البيداغوجية فحص الوثائق المقدَّمة للتحقق من صحتها ومطابقتها للبيانات الرسمية، قبل المصادقة عليها. المصادقة على الوثائق البيداغوجية المصادقة الداخلية التوظيف؛الاعتماد؛ملف CNAS، CNAC، ANSEJ …؛فتح مكتب (مكتب محاماة/مكتب دراسات …). المصادقة الوزارية التكوين في الخارج؛طلب تأشيرة الدراسة؛طلب المعادلة (WES). إجراءات التوثيق 1️⃣ نائب عميد الكلية يتم أولاً تقديم الوثائق إلى نائب عميد الكلية للتأشير الأوّلي والمصادقة على صحة المعلومات البيداغوجية. 2️⃣ نائب مدير الجامعة بعد التأشير من الكلية، تُحوَّل الوثائق إلى نائب مدير الجامعة لاستكمال إجراءات المصادقة على مستوى الجامعة. 3️⃣ وزارة التعليم العالي والبحث العلمي في المرحلة الأخيرة، يتم إرسال الملفات إلى الوزارة قصد المصادقة النهائية واعتماد الوثائق رسميًا. الوثائق القابلة للتوثيق كشوف النقاط؛الشهادات النهائية؛مقررات التربص. تسليم الوثائق البيداغوجية المصادق عليها للمعنيين تسليم الوثائق بعد المصادقة إلى أصحابها مباشرة، مع التأكد من الهوية وضبط سجل الاستلام. ترتيب وأرشفة نسخ من كل ملف وكل وثيقة مصادق عليها تنظيم وحفظ نسخ من الملفات والوثائق المصادق عليها في الأرشيف لضمان سهولة الرجوع إليها عند الحاجة.
